Уничтожение документов – это очень специфическая и сложная задача. Сложность данной процедуры заключается не в том, что трудно уничтожить какие-то документы, а в том, что вместе с ненужным пакетом документов, вы можете уничтожить документы, которые все еще актуальны для работы предприятия.

Если вы не верите, то попробуйте просто хотя бы перебрать, какие из документов, все еще важны для предприятия, а какие можно уничтожить сейчас без зазрения совести. Чтобы осуществить данную процедуру, вам придется, как минимум собрать комиссию, которая займется утилизацией и перебором документов подверженных уничтожению.

В этой статье мы хотим уделить внимание процедуре и правилам уничтожения документов, а также восстановлению документов, которые по какой-либо причине были утеряны, и объяснить какие у вас могут быть последствия из-за утраты документов.

Как мы упоминали выше, чтобы начать уничтожение документов, вам придется собрать специализированную комиссию, которая займется анализом, какие из документов уже можно уничтожать, то есть срок хранения документов истек, и их уничтожение не нанесет вреда компании. Назначается комиссия директором компании, то есть специально ориентированных на такую работу сотрудников обычно не существуют, просто за работу берутся люди, имеющий опыт работы с документами, а также со знаниями юридической базы, которые знают какой документ можно подвергнуть уничтожению, а у какого документа просто не существует срока давности по хранению. Еще один аспект такого перебора документов, это должны быть люди, которым вы доверите видеть ту информацию, которая будет уничтожена, и не нанесет ли вред человек, прочитавший документ вред компании. В комиссию подбираются люди внимательные, потому что работа предстоит кропотливая, и проверенный недостаточно точно документ, который будет уничтожен, может нанести компании большой вред.

После того, как проверка будет закончена, комиссия в обязательном порядке составляет акт, в котором будет указывать список документов на уничтожение, а также прикладывается к этому акту список документов, уничтожение которых на данный момент не возможно и не желательно, то есть не вышел срок хранения или документ имеет ценность для предприятия.

Акт должен быть в обязательном порядке главой компании, своей подписью он дает согласие на уничтожение документов. Непосредственно процедура уничтожения документов очень проста, комиссия может лично сжечь или пропустить через шредер документы, может сдать и на макулатуру или компании, которая занимается вторичной переработкой сырья. Обязательным действием для комиссии будет составление акта, что материалы, которые должны были быть подвержены уничтожению – уничтожены.

Повторный акт составляется, как мера контроля, чтобы в случае утери какого-либо документа, можно было б уточнить, не был ли документ случайно уничтожен, или имеет место потери важного документа.

В случае установленного факта, что документ был уничтожен в процедуре утилизации просроченных документов, руководителю компании стоит немедленно начать процесс восстановления документа. Этой процедурой, компании должны быть благодарны налоговой инспекции, потому что налоговая инспекция старается предотвратить факт возможного мошенничества и для дополнительного контроля работы предприятия, ведь может случиться что угодно из-за того, что документы были утеряны.

Если вы по какой-то причине не смогли или отложили процесс восстановления документов, то готовьтесь к тому, что налоговая инспекция будет инкриминировать вам укрывательство от налогов. Ваше бездействие считается противоправным действием, что влечет за собой юридическую ответственность и законодательно наказуемо. Во-первых, вас могут наказать за то, что вы неправильно храните документы своего предприятия, а это достаточно немаленький штраф, если вы хотите его платить, то, пожалуйста. Во-вторых, если начнется налоговая проверка, то отсутствие документов, очень негативно скажется на вас, и тут уже вы не отделаетесь штрафом, вам могут начислить дополнительную налоговую сумму, размер суммы будет определяться косвенно налоговой инспекцией, не думаем, что вам понравится размер данной суммы.

Поэтому, как резюме, если вы вдруг обнаружили, что какой-то из документов утерян, обратитесь за помощью в организацию, которая выдавала вам ваши документы и попросите у них копии. Так вы сэкономите немного времени, но если вдруг такая организация уже не существует, вам придется начинать процедуру восстановления очень быстро, иначе последствия могут быть фатальными для вас.

Если вы не хотите себе головной боли, то придерживайтесь следующих правил при хранении документов, которые описаны в правилах работы архивов организаций – это сборник правил был одобрен Коллегией Российского архива еще в 2002 году.