Проведение конференций в отелях имеет целый ряд преимуществ. Но, хотя практически в каждой гостинице имеется конференц-зал, далеко не все они способны принять и с должным комфортом разместить конференцменов. Существуют определенный набор критериев для правильного выбора гостиницы для проведения конференций.
Отели для конференций отбираются в первую очередь соответственно статусу их участников, учитывая их уровень жизни. Если разместить участников мероприятия привыкших к проживанию в четырехзвездочных или даже пятизвездочных отелях в гостинице на три звездочки то массовое недовольство, а то и полный срыв конференции можно спрогнозировать с полной уверенностью. Далее, обязательным условием успешного проведения конференции является не только наличие в гостинице не только конференц-зала, но и действующей и, главное, дееспособной конференц-службы. Иногда в роли подобной службы может выступать и персонал маркетингового отдела гостиницы.

Они могут не только продемонстрировать возможности их конференц-зала, но и оказать реальную помощь в проведении самого мероприятия. Они способны взять на себя координацию всех гостиничных служб и найти решение в большинстве нестандартных ситуаций. Это и возможный кадровый резерв в случае нехватки в распоряжении организаторов собственного персонала. Необходимо также проверить состояние технической базы отеля и различных его служб.
Естественно, при выборе отеля для проведения конференции будет не лишним изучить его историю, и проводились ли в нем конференции нужного организаторам масштаба ранее. И, конечно, изучить отзывы о мероприятии. Если таковые отсутствуют в открытом доступе, то крайне желательно выяснить список участников проводившихся конференций и попытаться установить с ними контакт и получить отзывы непосредственно от них.